Авансовый отчет – это первичный документ, посредством которого работник организации отчитывается перед работодателем за средства, полученные в подотчет и израсходованные на нужды организации (материалы, основные средства, услуги, оказанные сторонними организациями и.т.д.) или подлежащие отнесению на командировочные расходы.
Рассмотрим порядок действий в 1С на конкретном примере: Сотрудник организации был направлен руководителем в командировку на 5 дней за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. На карту сотрудника по его заявлению был переведён аванс на командировочные расходы в размере 20 000 рублей. Фактически сотрудник израсходовал 19 700 рублей, вернул в кассу 300 рублей.
Оформим заявление на выдачу аванса:
Результатом проведения документа будут проводки по учету обязательств (счет 502.00):
Также из заполненного Заявления можно сформировать необходимый документ для выдачи/перечисления денежных средств подотчетному лицу.
В нашем примере это будет заявка на кассовый расход:
Результатом проведения Заявки будут проводки по уменьшению денежных средств на счету и увеличения задолженности подотчетного лица перед организацией:
После возвращения из командировки сотрудник должен представить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, в течение 3-х рабочих дней.
Авансовый отчет в 1С можно сформировать на основании уже проведенного Заявления:
Результатом проведения Авансового отчета будут проводки по отнесению расходов подотчетного лица на расходы организации, уменьшению задолженности подотчетного лица перед организацией и корректировка суммы принятых обязательств на сумму возврата.
На основании авансового отчета можно создать Приходный кассовый ордер для отражения внесения остатка подотчетных сумм в кассу организации:
Данные будут заполнены автоматически:
Результатом проведения будут проводки по увеличению денежных средств в кассе учреждения и погашению остатка подотчетных сумм:
Через документ Авансовый отчет по кнопке Отчеты → Связанные документы можно вывести список всех документов, непосредственно касающихся данного Авансового отчета и отображающих в свою очередь движение и последовательность записей.