Служебные инструкции, приказы и положения в электронном виде

15:28, 23 Марта 2021

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под поспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в том числе с инструкциями.

Под каждым документом должна появиться виза работника об ознакомлении. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия. За этот период они могут меняться, дополняться или терять свою актуальность.

Самой сложной задачей становится каждый раз уведомить работников об изменениях и получить от них визу на новой или изменённой инструкции.

А ещё одним сложным вопросом ведения инструкций становится их грамотное хранение. Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, если такая есть в организации, но найти потом нужные экземпляры становиться очень сложно.

На помощь кадровикам или сотрудникам, кто совмещает эти обязанности, приходит сервис электронного хранения и согласования внутренних документов организации.

Все инструкции можно хранить в электронном виде, их можно в любой момент отправить на ознакомление и подпись неограниченному количеству работников.

Инструкции можно создать в сервисе или загрузить уже готовые. В настройках конкретной инструкции можно указать, требуется подписание инструкции с помощью ЭП, или достаточно прочитать и утвердить её.

Для подписания внутренних положений компании сотруднику потребуется ЭП — подойдет как квалифицированная электронная подпись (КЭП), так и ЭП для внутреннего документооборота (НЭП).

Когда в организации появляется новая должностная инструкция или меняется одна из существующих, об этом следует оповестить сотрудников. Достаточно просто опубликовать её в сервисе, чтобы каждый работник получил уведомление и ознакомился с документом.

Публиковать инструкции можно для должностей по всей организации или конкретного подразделения.

Если сотрудник забыл или не успел поставить подпись, придёт повторное уведомление о подписании документа.

Всегда можно посмотреть, кто уже подписал инструкцию, а кто и на сколько затягивает. Если инструкция не требует подписания, руководитель может узнать, кто из сотрудников ещё не читал её, кто и когда просмотрел.

После того как сотрудники начнут ознакомление с инструкций, можно распечатать или выгрузить результаты ознакомления. Например, чтобы представить руководителю список тех, кто не подписал инструкцию.

Чтобы более подробно узнать о сервисе и внедрить его в вашей организации, обращайтесь к нашим специалистам.


Фото 1 из 1

Вернуться к списку новостей