Общее по работе в 1С

Справочники, документы и отчеты в программе 1С

Справочники

Справочник предназначен для работы со списками данных. Как правило, в работе любой фирмы используются списки сотрудников, товаров, клиентов, поставщиков и другие. Справочник состоит из элементов. Например, для справочника сотрудников элементом является сотрудник. Пользователь в процессе работы может добавлять новые элементы, изменять или удалять уже имеющиеся.

Например, справочник Сотрудники (рис.1)

Рис. 1

При открытии справочника вы видите список всех сотрудников. При установке флажка Организация будет выведен список сотрудников только выбранной организации, при снятии в списке будут сотрудники всех организаций, добавленных в информационную базу.

Для создания нового элемента справочника можно воспользоваться кнопкой Создать или Добавить копированием (F9) (рис.2).

Рис.2

При копировании элемента поля в форме создания будут уже заполнены, но вы сможете их отредактировать. Это удобно использовать для справочника Номенклатура, например, когда два товара отличаются только несколькими полями. При нажатии создать откроется форма создания с пустыми полями (рис.3).

Рис. 3

Поля, помеченные красными точками (ФИО, Дата рождения и др.) обязательны к заполнению. При нажатии на ссылки (синий цвет шрифта) отрываются другие формы, в которые также можно внести необходимую информацию. После заполнения необходимых полей, по нажатию кнопки Записать и закрыть информация сохраниться и новый элемент появится в списке.

Из формы списка справочника Сотрудники можно сразу перейти к созданию необходимых документов для нового сотрудника (кнопка Оформить документ)(рис.4), или распечатать необходимые документы (кнопка Печать)(рис.5)

Рис. 4

Рис. 5

Для изменения информации о сотруднике необходимо два раза щелкнуть мышью по строчке с именем, откроется форма создания, изменить необходимую информацию и нажать Записать и закрыть.

Для установки пометки на удаление воспользуйтесь меню по кнопке Еще.

Для удобства отображения списка элементов справочника можно организовать иерархическую структуру путем создания групп (например, справочник Номенклатура)(рис.6). Группировка может быть по какому-либо признаку, например, группа Оборудование и ее подгруппы Бензопилы, Трактора и др.(рис.6).

Рис.6

Создание группы происходит нажатием на кнопку Создать группу.

Документы

Объект, предназначенный для хранения информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в "жизни" предприятия. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и другие.

На рисунке 7 представлена форма списка документа Поступление. С помощью установки флажков Контрагент и Организация можно увидеть в списке документы только одной организации или контрагента или все сразу. В форме списка можно сразу увидеть проведен ли определенный документ ( - записан и проведен, - записан, но не проведен).

Рис.7

Документ, также как и элемент справочника, можно добавить копированием или создать «с нуля». В данном примере (рис.7) для создания накладной нужно нажать кнопку Поступление и выбрать Товары (накладная)(рис.8).

Рис. 8

После нажатия откроется форма создания (рис.9) и необходимо будет заполнить пустые поля. Также как и при создании элемента справочника, поля, помеченные красными точками, обязательны для заполнения.

Рис. 9

У многих документов есть табличная часть, в данном примере (накладная) в табличную часть добавляется список товаров, поступивших на склад.

После заполнения необходимых полей, а также табличной части по нажатию кнопки Записать информация сохраниться и новый документ появится в списке. При нажатии Провести и закрыть данные также сохранятся, а также произойдет движение по регистрам (например, изменение остатков товаров).

На основании одного документа можно создать другой с помощью кнопки Создать на основании. Также можно распечатать необходимый документ кнопкой Печать. Также создать документ можно с помощью загрузки (из электронной почты, из файла или ЕГАИС).

Кнопка позволяет просмотреть проводки документа и другие движения (рис.10). С помощью закладок можно просмотреть движения, созданные документом по регистрам.

Рис. 10

У документа можно отменить проведение: Еще – Отменить проведение. Также документы можно редактировать и помечать на удаление.

Отчеты

Объект, предназначенный для представления, просмотра и печати накопленных данных в удобном для анализа виде.

При открытии отчета в нем нет информации (рис.11).

Для того чтобы увидеть информацию необходимо задать период (в данном примере одна дата), выбрать организацию (если в информационной базе их несколько) и нажать Сформировать. Сформированный отчет представлен на рисунке 12.

Рис. 12

Если это необходимо, отчет можно распечатать - . Также отчет можно сразу отправить на электронную почту с помощью кнопки .

Для удобства пользователя в отчете можно менять настройки (рис.13). Открыть настройки можно по нажатию кнопки Показать настройки.

Настройки состоят из нескольких закладок:

· Группировка – позволяет сгруппировать данные отчета по какому-либо признаку (рис.13);

Рис. 13

· Отбор – позволяет выбрать только нужную Вам информацию, например, остатки товара только на одном складе (рис.14);

Рис. 14

· Дополнительные поля – позволяет добавить в отчет необходимые поля. Например, поле Организация (рис.15);

Рис. 15

· Сортировка – организовывает сортировку в отчете по возрастанию/убыванию (рис.16);

Рис. 16

· Оформление – позволяет поменять оформление отчета, выбрать можно в выпадающем меню Вариант оформления (рис.17). Также можно установить флажок Выделять отрицательные – отрицательные суммы в отчете будут выделены красным цветом (рис.12);

Рис. 17

После настройки отчета нажмите Сформировать и представление отчета изменится согласно вашим настройкам. Также настройки можно сохранить, чтобы в следующий раз не заполнять их. Для сохранения нажмите Сохранить настройки, а при следующем просмотре отчета выберете сохраненные с помощью Выбрать настройки (рис.18).