Внесение изменений в кадровые документы
Напомню, что заработная плата должна выплачиваться каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней после завершения периода после начисления. Дни выплат устанавливаются на предприятии документом: Правила внутреннего трудового распорядка, коллективным договором (если есть) или трудовым договором. То есть в одном из этих документов должен быть установлен срок выплаты заработной платы. Поэтому, не сложно догадаться, что если руководитель принимает решение о выплате раньше или позже установленной даты, то нарушается порядок выплаты каждые полмесяца, а это уже ведет к ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Поэтому, прежде чем выплачивать заработную плату за декабрь 2018 г этим же месяцем, например, числа 28 или 29 декабря, необходимо, внести изменения в соответствующие документы, которыми был назначен срок выплаты. Исключение предусмотрено только в одном случае, когда день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем.
Если, смотреть, конкретно, на примере этого и грядущего года, то ситуация будет такой, нерабочие праздничные дни с 1 по 8 января. Получается, что если срок выплаты установлен документами в этот период времени, то переносить выплату необходимо. Но, если выплата зарплаты установлена, скажем, числа 10, то оснований для переноса у работодателя нет. И, наоборот, если выплатить ее раньше срока, в декабре, например 29 декабря или еще раньше, то вторая часть выплаты 25 января, будет уже позже, чем через полмесяца. В избежание претензий, которые могут возникнуть у контролирующих органов, желательно сделать дополнительную выплату в промежутке между датой 29 декабря 2018 г и 25 января 2019 г. Но, для такой системы оплат за декабрь, нужно внести изменения в Правилах внутреннего трудового распорядка, что выплата декабрьской зарплаты осуществляется в последний рабочий день месяца и определить дату дополнительной выплаты в январе.
Для НДФЛ датой получения дохода для заработной платы считается последний день месяца. Удержание НДФЛ приходится на день фактической выплаты дохода, а перечисление в бюджет не позже следующего рабочего дня. Требования по заполнению отчета 6-НДФЛ утверждено приказом №MMB-7-11/450@ от 14.10.2015 года:
Для НДФЛ не имеет значения, что дата получения дохода приходится на входной день, поэтому эта дата указывается по строке 100. А вот, если срок уплаты (строка 120) приходится на выходной, то она переносится на следующий первый рабочий день. Ее и нужно будет отразить в строке 120 отчета 6-НДФЛ. Следовательно, при выплате заработной платы 29.12.2018 г за декабрь 2018 г в 1 разделе отчета за 2018 г эта сумма подлежит заполнению по строкам 020,040 и 070 в 1С:ЗУП 3.0 (Рис.1).
В разделе 2 отчета 6-НДФЛ данные начисления заработной платы за декабрь 2018 года заполнятся уже в 1 квартале 2019 года! (Рис.2).
Рис.2
А, если предположить, что дата выплаты не 29.12.2018 г, а 28.12.2018 г, то перечислить НДФЛ в бюджет, крайний срок до 29.12.2018 г. Поэтому, данная выплата отразиться в 6-НДФЛ только в 2018 году, в 1 квартале 2019 г ни первый, ни второй раздел не заполняется. Выглядеть отчет будет таким образом: 1 раздел (Рис.1), 2 раздел (Рис.3):
В справке 2-НДФЛ все гораздо проще, заработная плата за декабрь 2018 г при любом варианте выплаты, что в декабре текущего месяца, что в январе следующего года, всегда отражается в справке за 2018 г (Письмо ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@, № ЕД-4-3/1698@, от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74).